Uwaga! Podpis wymaga poprawnie zainstalowanego w systemie urządzenia oraz karty z certyfikatem kwalifikowanym.
Podpisywanie sprawozdań zbiorczych na poziomie MPiPS odbywa się przy zatwierdzaniu sprawozdania. Po zatwierdzeniu, pojawia się komunikat z pytaniem czy użytkownik chce podpisać zatwierdzone sprawozdanie.
Jeżeli pierwszy raz w danej sesji chcemy podpisać sprawozdanie, to po akceptacji pojawia się okno "Sprawdzanie wersji JAVA".
Jeśli powyższy tekst nie zmieni się automatycznie w ciągu 60 sekund, oznacza to, że przeglądarka użytkownika nie obsługuje programów napisanych w języku Java. Wówczas należy pobrać program, który zainstaluje maszynę Java oraz pozostałe wymagane pliki. Po zainstalowaniu należy uruchomić komputer ponownie.
Jeżeli wymagane komponenty zostały już zainstalowane, a strona mimo to nie jest zamykana należy skontaktować się z serwisem.
Jeżeli przeglądarka użytkownika obsługuje programy napisane w języku Java, to po 60 sekundach pojawi się informacja, że trwa sprawdzanie oraz aktualizacja komponentów, niezbędnych do wykonania podpisu.
Po poprawnym sprawdzeniu oraz aktualizacji komponentów, niezbędnych do wykonania podpisu otworzy się okno "Podpis sprawozdania", zawierające informacje o podpisywanym sprawozdaniu oraz umożliwiające jego podgląd (przycisk Podgląd sprawozdania).
Uwaga! Jeżeli w danej sesji podpisujemy już kolejne sprawozdanie, to okno "Podpis sprawozdania" pojawi się zaraz po akceptacji danych w oknie "Podpis elektroniczny".
Aby wykonać podpis, należy wybrać przycisk Podpisz i w oknie "PIN do klucza" wprowadzić PIN, a następnie zaakceptować.
Uwaga! W przypadku braku podłączonego urządzenia po wybraniu przycisku "Podpisz", pojawi się komunikat, z informacją o konieczności sprawdzenia podłączenia urządzenia. Jeżeli sprawdzimy podłączenie, to aby podpisać sprawozdanie wybieramy przycisk "Ponów".
Po zaakceptowaniu danych nastąpi przesłanie danych na serwer i powrócimy do listy sprawozdań.
Status podpisu sprawozdania wyświetlany jest na liście sprawozdań w kolumnie Podpis elektroniczny:
brak - sprawozdanie nie zostało podpisane.
niezweryfikowany - podpis pod sprawozdaniem nie został zweryfikowany
niepoprawny - sprawozdanie nie zostało podpisane przy użyciu ważnego certyfikatu kwalifikowanego.
poprawny - sprawozdanie zostało podpisane ważnym kwalifikowanym certyfikatem.
Podpis można także wykonać z listy sprawozdań wybierając operację Podpis elektroniczny sprawozdania.
W okienku podpisu pojawiają się informacje o podpisywanym sprawozdaniu. Istnieje także możliwość podglądnięcia podpisywanego sprawozdania. Wybierając przycisk Podpisz oraz wprowadzając PIN dokonuje się podpisania sprawozdania.
Uwaga! Podpisać można tylko zatwierdzone sprawozdanie, które nie zostało wcześniej podpisane.
Po podpisaniu sprawozdania automatycznie uruchamiany jest proces weryfikacji podpisu - ustalany jest status podpisu. W przypadku niepowodzenia, próby wykonania weryfikacji są ponawiane co jakiś czas dla niezweryfikowanych sprawozdań.
Weryfikację podpisu można też wykonać, wybierając na liście sprawozdań operację Weryfikacja/Informacje podpisu elektronicznego.
Zostanie otwarte nowe okno "Dane podpisu sprawozdania" zawierające dane podpisu oraz certyfikatu.
Jeżeli wybrane sprawozdanie ma status podpisu "niezweryfikowany", to po wykonaniu operacji Weryfikacja/Informacje podpisu elektronicznego podpis pod sprawozdaniem zostanie zweryfikowany. Następnie pojawi się okienko z informacjami o podpisie.
Uwaga! Jeżeli podpis elektroniczny zostanie poprawnie zweryfikowany, otrzyma status "poprawny". Błędnie zweryfikowany podpis otrzyma status "błędny". W przypadku błędnie zweryfikowanego podpisu poniżej pola "Status" pojawi się pole "Przyczyna", zawierające informację o przyczynie błędnego zweryfikowania podpisu, np. "Certyfikat został unieważniony".
Jeżeli operacja Weryfikacja/Informacje podpisu elektronicznego zostanie wykonana, gdy podpis pod sprawozdaniem jest już zweryfikowany, to wówczas zostanie wyświetlone okienko informacyjne z danymi podpisu. Podpis nie będzie powtórnie weryfikowany.