Użytkownicy programu pracujący na poziomie Ministerialnym oraz Wojewódzkim mają możliwość wczytywania zbiorów centralnych z jednostek podległych, scalania ich oraz wykonywania raportów.
Użytkownicy programu pracujący na poziomie jednostek PCPR, MOPR, OPS i Filia mają możliwość wczytywania zbiorów centralnych, sporządzonych przez własne jednostki.
Uwaga! Po przekazaniu lub zatwierdzeniu pierwszego zbioru centralnego z jednostek podległych na poziomie jednostki odbiorcy jest automatycznie tworzony zbiór centralny o statusie „roboczy”, zawierający najbardziej aktualne zbiory z jednostek podległych. Scalony zbiór do momentu zatwierdzenia możemy modyfikować, np. poprzez usunięcie jednego ze zbiorów składowych. Zbiór centralny jest automatycznie tworzony na poziomie jednostki odbiorcy, jeżeli:
- w okresie (rok, kwartał), za który przekazano/zatwierdzono zbiór, nie istnieje zbiór centralny, nie będący zbiorem scalonym próbnie,
- ostatnia wersja zbioru w okresie (rok, kwartał), za który przekazano/zatwierdzono zbiór, nie będącego zbiorem scalonym próbnie, ma status inny niż „roboczy”.
Zbiór centralny na poziomie odbiorcy nie zostanie utworzony, jeżeli jednostka nadawcy, przekazanego lub zatwierdzanego zbioru jest taka sama jak jednostka odbiorcy.
Uwaga! W przypadku przekazania lub zatwierdzenia zbioru centralnego z jednostki podległej, gdy na poziomie jednostki odbiorcy tego zbioru, ostatnia wersja zbioru scalonego, nie będąca zbiorem scalonym próbnie, jest o statusie „roboczy”, to ta wersja zbioru zostanie automatycznie zaktualizowana w zakresie przekazanego lub zatwierdzanego zbioru z jednostki podległej. Aktualizacja polega na dołączeniu przekazanego lub zatwierdzanego zbioru z jednostki podległej do scalonego zbioru centralnego na poziomie jednostki odbiorcy, po uprzednim usunięciu z tego zbioru poprzedniej wersji zbioru centralnego jednostki nadawcy. Przy czym usunięcie poprzedniej wersji zbioru w przypadku zatwierdzania zbioru z jednostki podległej, wiąże się z usunięciem ze zbioru jednostki odbiorcy także wszystkich zbiorów, których odbiorcą była jednostka nadawcy zatwierdzonego zbioru.
Przykład: MPiPS posiada ostatni zbiór centralny w kwartale II 2012 roku w wersji roboczej. W skład zbioru wchodzi m.in. zatwierdzony zbiór centralny z jednostki WPS Woj. Małopolskie.
Zatwierdzony zbiór z jednostki WPS Woj. Małopolskie zawiera następujące przekazane zbiory jednostek podległych (w nawiasach kwadratowych numer wykonania):
| ▪ | PCPR brzeski [1], |
| ▪ | PCPR wielicki [2], |
| ▪ | PCPR krakowski [3], |
| ▪ | PCPR miechowski [4], |
| ▪ | PCPR tarnowski [5]. |
Następnie od tego czasu jednostki PCPR wadowicki oraz PCPR krakowski przekazały nowe zbiory centralne (także kwartał II 2012 roku).
Jednostka WPS Woj. Małopolskie zatwierdza ponownie zbiór centralny za II kwartał 2012, w skład, której wchodzą:
| ▪ | PCPR wadowicki [6], |
| ▪ | PCPR krakowski (kolejny import) [7], |
| ▪ | PCPR miechowski (zbiór zatwierdzony również w poprzednim zbiorze) [4], |
| ▪ | PCPR tarnowski (zbiór zatwierdzony również w poprzednim zbiorze) [5]. |
W związku z powyższym na poziomie MPiPS (jako odbiorcy jednostki WPS Woj. Małopolskie) następuje automatyczna aktualizacja istniejącego scalonego zbioru w następujący sposób:
Ze zbioru zostanie usunięta pierwsza wersja zatwierdzonego zbioru jednostki WPS Woj. Małopolskie wraz z powiązanymi przekazanymi zbiorami 1, 2, 3, 4 i 5.
Do zbioru zostanie dodana druga wersja zatwierdzonego zbioru jednostki WPS Woj. Małopolskie wraz z powiązanymi zbiorami 6, 7, 4 i 5.
Zbiór centralny na poziomie odbiorcy nie będzie aktualizowany, jeżeli jednostka nadawcy przekazanego/zatwierdzanego zbioru jest taka sama jak jednostka odbiorcy.
Uwaga! Po przekazaniu pierwszego zbioru centralnego z jednostek podległych, gdy na poziomie jednostki odbiorcy zatwierdzony już został scalony zbiór centralny, to automatycznie jest tworzona korekta zbioru centralnego dla jednostki odbiorcy tego zbioru.
Po zalogowaniu się wybieramy aplikację Zbiory centralne:
W oknie "Wybór okresu":
możemy wskazać rok i kwartał, którego dotyczą zbiory centralne, z którymi będziemy pracować. Jednocześnie spowoduje to, że lista zbiorów centralnych zaimportowanych już wcześniej zostanie zawężona do wybranego okresu. Po wybraniu roku i kwartału, niektóre operacje na zbiorach wymagające wskazania okresu ograniczone zostaną do wybranego okresu. Dodatkowo czerwonym kolorem w menu jednostek zostaną oznaczone te jednostki, które nie nadesłały zbioru za wskazany okres.
Uwaga! Jeżeli wybierzemy tylko opcję "Rok" selekcja nie zostanie założona.
Uwaga! Na etapie wybierania okresu możemy cofnąć się do wyboru aplikacji korzystając z ikony 
znajdującej się w prawym górnym rogu.
Po pomyślnym zalogowaniu się pojawi się okno zatytułowane "Lista zbiorów centralnych":
W uruchomionym oknie "Lista zbiorów centralnych":
| • | Widoczna jest lista Jednostek Organizacyjnych Pomocy Społecznej: |
- jednostki na liście są ułożone hierarchicznie, czyli po zaznaczenie powiatu rozwinie się lista jednostek gminnych położonych na terenie wybranego powiatu, można wyłączyć podział na powiaty i spowodować tym samym, że po wybraniu województwa widoczna będzie lista wszystkich jednostek posortowana alfabetycznie.
- wyłączenie/włączenie podziału na powiaty odbywa się po wybraniu opcji 
znajdującej się w dolnej części okna.
Uwaga! Wyłączenie/włączenie widoku powiatów jest zapamiętywane przy zmianie roli przez użytkownika oraz pomiędzy kolejnymi logowaniami.
- zaznaczenie wybranej jednostki ogranicza listę zbiorów do przesłanych z tej jednostki.
| • | Możemy wyszukać potrzebną jednostkę: w pole szybkiego wyszukiwania wpisujemy jej nazwę, np. Kosakowo i wybieramy ikonę Szukaj jednostki lub klawisz ENTER na klawiaturze, pojawią się nam zbiory wczytane z GOPS Kosakowo. |
Uwaga! W pole szybkiego wyszukiwania można również wpisać KESO szukanej jednostki.
Uwaga! Po wpisaniu w pole wyszukiwania nazwy jednostki np. Michałowice i naciśnięciu klawisza ENTER system odnajdzie pierwsze Michałowice, znajdujące się na liście, jeżeli kolejny raz naciśniemy ENTER, a lista jednostek będzie zawierała kolejne Michałowice, to zostaną one wskazane.
Jak można zauważyć lista województw i powiatów jest oznaczona kolorami, odzwierciedlającymi statusy poprawności zbiorów centralnych.
Do uaktualniania kolorów na liście jednostek służy link 
. Znajdujący się poniżej menu jednostek, a nad legendą.
Uwaga! Pracując na poziomie ministerialnym menu MPiPS nie zmienia koloru.
Kolorowe pozycje menu jednostek podległych oznaczają:
- Zbiór nie został wczytany do aplikacji lub nie został jeszcze zatwierdzony.
- Wczytana została część zbiorów z obszaru powiatu lub WPS.
- Dla danego zbioru dane merytoryczne są niepoprawne.
- Nie sprawdzono dla danego zbioru poprawności danych merytorycznych (proszę ponownie zweryfikować zbiory).
- Dla danego zbioru sprawdzono poprawność danych merytorycznych. Wszystkie wartości są poprawne.
Użytkownik ma możliwość zmiany wybranego wcześniej okresu sprawozdawczego na inny bez wylogowania się z aplikacji. W celu dokonania zmiany wybieramy ikonę Zmiana okresu 
lub pozycję menu Zmień okres 
, znajdującą się z lewej strony okna powyżej pola wyszukiwania jednostek:
