Wprowadzenie definicji planu zadaniowo-finansowego na konkretny rok, służy powiązaniu komórek formularzy jednorazowych, w taki sposób, aby było niezależne od jednostek sprawozdawczych.
Aby przejść na listę definicji planów zadaniowo-finansowych, w głównym oknie aplikacji "Monitoring efektywności" wybieramy menu Definicje planów zadaniowo-finansowych.
Otworzy się okno "Lista definicji planu", zawierające wszystkie definicje planu zadaniowo-finansowego.
Aby przeglądnąć lub zmodyfikować istniejącą definicję, wybieramy ikonę Przeglądanie lub Edycja. W obydwu przypadkach otworzy się okno "Definicja planu zadaniowo-finansowego", umożliwiające przeglądanie lub modyfikację danych.
Uwaga! Możemy modyfikować tylko niezatwierdzone definicje planu zadaniowo-finansowego.
Aby dodać nową definicję planu zadaniowo-finansowego, wybieramy ikonę Dodaj.
Uwaga! Na dany rok możemy utworzyć tylko jedną definicję planu zadaniowo-finansowego.
Otworzy się okno "Definicja planu zadaniowo-finansowego", w którym wprowadzamy dane definicji.
Uzupełniamy pola:
Rok - podajemy rok, na który chcemy opracować plan zadaniowo-finansowy.
Opis - wprowadzamy opis planu.
Utworzył - pole zawiera informację o pracowniku, który tworzy definicję planu. Pole jest niedostępne dla użytkownika.
Pole Status na etapie tworzenia definicji planu zadaniowo-finansowego zawiera wartość "w opracowaniu". Pole jest niedostępne dla użytkownika.
Po wprowadzeniu wszystkich danych definicji wybieramy ikonę Akceptuj. Dodana definicja planu zadaniowo-finansowego pojawi się na liście o statusie "w opracowaniu".
Przed zatwierdzeniem definicji należy zdefiniować przynajmniej jedną pozycję planu. W tym celu zaznaczamy daną definicję i wybieramy operację Definicje pozycji planu. Otworzy się okno "Lista definicji pozycji planu", zawierające pozycje wybranej definicji planu w układzie klasycznym i w układzie zadaniowym.
Aby dodać nową pozycję w układzie klasycznym, na zakładce Układ klasyczny wybieramy ikonę Dodaj. Otworzy się okno "Definicja pozycji planu", w którym wprowadzamy dane pozycji.
Uzupełniamy pola:
Dział - z rozwijalnej listy wybieramy kod Działu Klasyfikacji Budżetowej;
Rozdział - z rozwijalnej listy wybieramy kod Rozdziału Klasyfikacji Budżetowej;
Paragraf - z rozwijalnej listy wybieramy kod Paragrafu Klasyfikacji Budżetowej
Wyszczególnienie - z rozwijalnej listy wybieramy odpowiednie wyszczególnienie. Jeżeli na liście nie ma żadnego wyszczególnienia, to możemy go dodać do słownika, wybierając przycisk 
. Otworzy się okno "Lista elementów słownika", w którym za pomocą ikony Dodaj, możemy zdefiniować nowy element słownika.
Opis - wprowadzamy opis pozycji.
Po wprowadzeniu wszystkich danych wybieramy ikonę Akceptuj. Dodana pozycja pojawi się w oknie "Lista definicji pozycji planu". Aby dodać kolejną pozycję, ponownie wybieramy ikonę Dodaj.
Aby dodać nową pozycję w układzie zadaniowym, na zakładce Układ zadaniowy wybieramy ikonę Dodaj. Otworzy się okno "Definicja pozycji planu", w którym wprowadzamy dane pozycji.
Uzupełniamy pola w sekcji Dane pozycji:
Funkcja - z rozwijalnej listy wybieramy Kod Funkcji Budżetowej;
Zadanie - z rozwijalnej listy wybieramy Kod Zadania Budżetowego;
Podzadanie - z rozwijalnej listy wybieramy Kod Podzadania Budżetowego;
Działanie - z rozwijalnej listy wybieramy Kod Działania Budżetowego. Jeżeli na liście nie ma żadnego działania, to możemy go zdefiniować, wybierając przycisk Otworzy się okno "Lista elementów słownika", w którym za pomocą ikony Dodaj, możemy zdefiniować nowy element słownika "Kod Działania Budżetowego".
Uwaga! Słownik "Kod Działania Budżetowego" jest słownikiem użytkownika i każda jednostka definiuje własny słownik.
Cel - wprowadzamy cel zadania.
Na zakładce Powiązania z układem klasycznym możemy powiązać definiowaną pozycję układu zadaniowego z pozycjami układu klasycznego, poprzez określenie procentowego udziału pozycji układu klasycznego w pozycji układu zadaniowego. Aby to zrobić, wybieramy ikonę Dodaj. Otworzy się okno "Lista definicji pozycji planu", zawierające wszystkie zdefiniowane pozycje w układzie klasycznym, powiązane z tą samą definicją planu zadaniowo-finansowego, co tworzona definicja pozycji układu zadaniowego.
W oknie wskazujemy pozycję, którą chcemy powiązać i wybieramy ikonę Akceptuj.
Wybrana pozycja pojawi się na zakładce Powiązania z układem klasycznym.
Aby określić dla wybranej pozycji układu klasycznego procent udziału w pozycji układu zadaniowego, zaznaczamy daną pozycję i wybieramy ikonę Edycja. Wybrana pozycja stanie się dostępna do modyfikacji i wówczas w kolumnie "%" należy wprowadzić odpowiedni procent udziału pozycji.
Uwaga! Wartość kolumny "%" powinna być liczbą całkowitą z przedziału od 1 do 100.
Przyciskiem 
zapisujemy wprowadzony procent, a przyciskiem 
rezygnujemy z dokonanych zmian.
Aby dodać kolejną pozycję, wybieramy ponownie ikonę Dodaj. Aby usunąć daną pozycję, zaznaczamy ją i wybieramy ikonę Usuń.
Uwaga! Dla każdej dodanej pozycji należy uzupełnić kolumnę "%".
Na zakładce Mierniki możemy powiązać definiowaną pozycję układu zadaniowego z miernikami efektywności, zdefiniowanymi przez jednostkę użytkownika. Aby to zrobić, wybieramy ikonę Dodaj. Otworzy się okno "Mierniki efektywności", zawierające mierniki efektywności, których właścicielem jest jednostka, która jest właścicielem planu zadaniowo-finansowego, dla którego tworzymy pozycję.
W oknie wskazujemy miernik efektywności, który chcemy powiązać z pozycją i wybieramy ikonę Akceptuj. Jeśli chcemy powiązać z definiowaną pozycją miernik efektywności, którego nie ma na liście mierników efektywności, należy dodać taki miernik na listę, wybierając ikonę Dodaj. Szczegółowy opis dodawania nowych mierników efektywności został opisany w rozdziale Mierniki efektywności.
Wybrany miernik efektywności pojawi się na zakładce Mierniki.
Aby dodać kolejny miernik, wybieramy ponownie ikonę Dodaj. Aby usunąć dany miernik, zaznaczamy go i wybieramy ikonę Usuń.
Po wprowadzeniu wszystkich danych wybieramy ikonę Akceptuj. Dodana pozycja pojawi się w oknie "Lista definicji pozycji planu". Aby dodać kolejną pozycję, ponownie wybieramy ikonę Dodaj.
Po dodaniu przynajmniej jednej pozycji możemy zatwierdzić definicję planu zadaniowo-finansowego. W tym celu w oknie "Lista definicji planu" zaznaczamy daną definicję i wybieramy operację Zatwierdź. Otworzy się okno "Potwierdzenie operacji", w którym wybieramy przycisk Tak.
Definicja planu zadaniowo-finansowego otrzyma status "zatwierdzona".
Uwaga! Nie można zatwierdzić definicji planu zadaniowo-finansowego, dla której nie zdefiniowano żadnej pozycji planu.
Uwaga! Dla zatwierdzonej definicji planu zadaniowo-finansowego możemy definiować kolejne pozycje planu oraz modyfikować istniejące pozycje, ale tylko w zakresie pola "Opis".
Uwaga! Nie można usunąć definicji, która została zatwierdzona. Możemy natomiast cofnąć zatwierdzenie definicji planu. W tym celu zaznaczamy zatwierdzoną definicję i wybieramy operację "Cofnij zatwierdzenie".
Uwaga! Nie można cofnąć zatwierdzenia definicji planu, dla której wykonano aktualizację danych zadaniowo-finansowych lub utworzono formularz sprawozdania.
Za pomocą operacji Kopiuj na nowy rok możemy utworzyć nową definicję na podstawie własnych definicji lub na podstawie definicji, której właścicielem jest ministerstwo. Jeśli chcemy utworzyć nową definicję na podstawie własnej definicji, na zakładce Własne zaznaczamy wybraną definicję planu zadaniowo-finansowego i wybieramy operację Kopiuj na nowy rok. Jeśli chcemy utworzyć nową definicję na podstawie definicji, której właścicielem jest ministerstwo, na zakładce Departament Pomocy i Integracji Społecznej zaznaczamy daną definicję i wybieramy operację Kopiuj na nowy rok.
Uwaga! Nie można kopiować definicji o statusie "w opracowaniu".
W obydwu przypadkach otworzy się okno "Definicja planu zadaniowo-finansowego", w którym modyfikujemy dane definicji (Rok, Opis).
W sekcji Lista formularzy do skopiowania należy wybrać formularze, które mają być skopiowane do nowo utworzonej definicji. W tym celu wybieramy ikonę Dodaj i w oknie "Lista formularzy jednorazowych" wskazujemy odpowiednie formularze.
Wybór formularza zatwierdzamy ikoną Akceptuj. Powracamy do okna "Definicja planu zadaniowo-finansowego", gdzie również wybieramy ikonę Akceptuj. Nowo utworzona definicja pojawi się na liście o statusie "w opracowaniu".
Operacja Pokaż formularze zadaniowo-finansowe umożliwia przeglądanie formularzy jednorazowych. Po jej wybraniu otworzy się okno "Lista formularzy jednorazowych".
Aby przeglądnąć dany formularz, zaznaczamy go na liście i wybieramy ikonę Przeglądanie. Otworzy się okno "Formularz jednorazowy", zawierające szczegółowe dane formularza.
Zatwierdzoną definicję planów zadaniowo-finansowych możemy zarchiwizować. W tym celu w oknie "Lista definicji planu" zaznaczamy daną definicję o statusie "zatwierdzona" i wybieramy operację Archiwizuj:
Archiwizacja jest nieodwracalna. Po zarchiwizowaniu definicji nie będzie możliwa modyfikacja planów zadaniowo-finansowych jednostek, utworzonych w oparciu o tę definicję.
Uwaga! Nie można archiwizować definicji o statusie "w przygotowaniu".
Uwaga! Dla zarchiwizowanej definicji nie można:
- utworzyć aktualizacji planów zadaniowo finansowych,
- wykonać aktualizacji planów zadaniowo-finansowych,
- dodawać, modyfikować pozycji planów w układzie klasycznym.
- wskazać obiektów innych niż "odczyt" podczas tworzenia formularza.