Scalanie sprawozdań OZPS jest możliwe na poziomie jednostki, będącej odbiorcą sprawozdania i może być wykonywane:
| • | wg harmonogramu - automatycznie (raz dziennie o określonej godzinie) |
W procesie agregacji danych (scalania) tworzone są sprawozdania zbiorcze na każdym poziomie ścieżki sprawozdawczej, aż do poziomu jednostki, która jest głównym odbiorcą sprawozdania.
Agregacja przeprowadzana jest zaczynając od najniższego poziomu ścieżki sprawozdawczej (od jednostek zobowiązanych do uzupełnienia sprawozdania). Na podstawie przekazanych sprawozdań z tych jednostek, tworzone jest (scalane) sprawozdanie zbiorcze jednostki będącej ich odbiorcą (jednostki na kolejnym poziomie ścieżki sprawozdawczej). Utworzone sprawozdanie zbiorcze jest agregowane (scalane) na kolejnym poziomie, zgodnie ze ścieżką sprawozdawczą, dopiero w kolejnym procesie scalania sprawozdań (zgodnie z zdefiniowanym harmonogramem), jeżeli jednostka nadawcy przekazała to sprawozdanie zbiorcze do jednostki, będącej jego odbiorcą.
W utworzonym sprawozdaniu zbiorczym (scalonym) uwzględniane (scalane) są wszystkie przekazane sprawozdania, których odbiorcą jest jednostka. Utworzone sprawozdanie zbiorcze jest automatycznie aktualizowane przez system raz dziennie o określonej godzinie. W procesie aktualizacji "doscalane" są sprawozdania, które zostały przekazane od czasu ostatniego scalenia. Utworzone sprawozdanie zbiorcze jest aktualizowane do momentu jego przekazania na kolejny poziom ścieżki sprawozdawczej. Po przekazaniu sprawozdania zbiorczego na kolejny poziom ścieżki sprawozdawczej, nowo przekazane sprawozdania z jednostek podległych uwzględniane są w kolejnej wersji sprawozdania zbiorczego.
| • | przy przekazaniu - automatycznie (na bieżąco) po przekazaniu sprawozdania przez jednostkę podległą |
Po przekazaniu sprawozdania przez jednostkę podległą, dla jednostki będącej odbiorcą sprawozdania tworzone jest sprawozdanie zbiorcze (scalone). Jeżeli dla odbiorcy jest już utworzone sprawozdanie zbiorcze, to nowo przekazane sprawozdanie jest "doscalane" do sprawozdania zbiorczego - następuje aktualizacja sprawozdania zbiorczego jednostki, będącej odbiorcą dla przekazywanego sprawozdania.
Użytkownik ma możliwość decydowania o tym czy sprawozdanie ma być ujęte w sprawozdaniu zbiorczym, poprzez modyfikację sprawozdania zbiorczego i usunięcie lub dodanie sprawozdań z jednostek podległych.
| • | ręcznie - poprzez wykonanie operacji "Wykonaj scalenie sprawozdań" |
Ręczne scalenie sprawozdań może wykonać Użytkownik jednostki, będącej odbiorcą sprawozdania, który posiada uprawnienie do ręcznego wykonywania scalania sprawozdań - "Wykonaj scalenie sprawozdań (SJ0273O)". Podczas wykonywania tej operacji użytkownik wskazuje, poprzez ustawienie daty, godziny lub opcji "natychmiast", kiedy rozpocząć powinien się proces scalania sprawozdań.
Ręczne scalanie sprawozdań jest zadaniem wykonywanym w tle. Oznacza to, że po wykonaniu operacji przez użytkownika, w zadanym czasie, do kolejki zadań systemu dodawane jest zadanie scalania sprawozdań. Rzeczywisty czas wykonania zadania zależy od aktualnego obciążenia systemu innymi zadaniami.
W ramach procesu agregacji, w sprawozdaniu zbiorczym ujmowane (scalanie) są sprawozdania jeszcze nieprzekazane, co oznacza, że po scaleniu mogą one jeszcze podlegać modyfikacji w jednostce będącej nadawcą sprawozdania.
W procesie agregacji danych (scalania) tworzone są sprawozdania zbiorcze na każdym poziomie ścieżki sprawozdawczej, aż do poziomu jednostki, która uruchomiła proces. Agregacja przeprowadzana jest zaczynając od najniższego poziomu ścieżki sprawozdawczej - od jednostek zobowiązanych do uzupełnienia sprawozdania. Na podstawie sprawozdań z tych jednostek, tworzone są (scalane) sprawozdania zbiorcze jednostek będących ich odbiorcą (jednostek na kolejnym poziomie ścieżki sprawozdawczej). Utworzone sprawozdania zbiorcze są następnie agregowane (scalane) na kolejnych poziomach, zgodnie ze ścieżką sprawozdawczą formularza.
Uwaga! O tym jakim trybem są scalane sprawozdania OZPS decyduje administrator jednostki głównej (MRiPS Warszawa), który ma możliwość zarządzania agregacją (scalaniem) danych sprawozdań, poprzez określenie trybu scalania sprawozdań OZPS oraz częstotliwości jego wykonywania (w przypadku scalania wg harmonogramu).
Aby dokonać ręcznego scalenia sprawozdań, na liście sprawozdań wykonujemy operację Wykonaj scalenie sprawozdań.
Otworzy się okno "Parametry scalania sprawozdań", w którym w sekcji Sprawozdanie wskazujemy formularz sprawozdania oraz publikację, której ma dotyczyć scalanie.
Uwaga! Dane sprawozdania do scalenia zostaną podpowiedziane na podstawie sprawozdania wybranego na liście. W przypadku braku sprawozdania na liście, zostaną podpowiedziane dane formularza, z którym zalogowany jest użytkownik, wykonujący scalenie. Jeżeli podczas logowania nie wybraliśmy formularza i okresu, to sekcja "Sprawozdanie" nie zostanie uzupełniona, należy wówczas ręcznie wskazać formularz sprawozdania, wybierając przycisk 
.
W sekcji Parametry scalania określamy kiedy ma nastąpić Rozpoczęcie scalania: natychmiast lub o wskazanej porze.
Jeżeli zaznaczymy opcję o wskazanej porze, to należy podać Datę i Godzinę rozpoczęcia procesu scalania. Godzinę można określać co 15 minut.
Uwaga! Jeżeli dla wskazanej publikacji, użytkownik zdefiniował już parametry scalania, które nie zostało jeszcze wykonane, to te parametry scalania zostaną automatycznie podpowiedziane (zaznaczona zostanie opcja "o wskazanej porze" i uzupełniona Data i Godzina). W takim przypadku nie ma możliwości wskazania daty i godziny wcześniejszej niż podpowiedziane.
Sekcja Zaplanowane zadania zawiera informację o aktualnie wykonywanych scalaniach lub scalaniach zaplanowanych, które oczekują na wykonanie, wraz z informacją, który Użytkownik, je zaplanował oraz dacie i godzinie rozpoczęcia. W przypadku gdy zaplanowane zadanie będzie dotyczyło automatycznego scalania sprawozdań w kolumnie "Imię i nazwisko" pojawi się wartość SYSTEM.
Zatwierdzamy wprowadzone parametry scalania ikoną Akceptuj.
Uwaga! Podczas zatwierdzania zdefiniowanych parametrów scalania sprawozdań sprawdzane jest:
| - | czy dla danej publikacji zaplanowane jest scalanie (które uruchomił inny użytkownik tej samej jednostki lub jednostka nadrzędna, które nie zostało jeszcze wykonane lub jest w trakcie wykonywania) i czy odstęp pomiędzy tymi dwoma zadaniami scalania jest większy niż 1 godzina. Jeśli nie, to nie będzie możliwości uruchomienia procesu scalania, wówczas sprawozdanie zostanie przeliczone w ramach procesu uruchomionego przez innego Użytkownika lub jednostkę nadrzędną. W takiej sytuacji wyświetli się komunikat: "Istnieje już zadanie scalenia dodane przez użytkownika jednostki ${nazwaSystemowaJednostki wg JED_ID}, które zostanie/zostało uruchomione ${czas uruchomienia zadania}. Sprawozdanie jednostki ${nazwaJednostkiUżytkownika} zostanie przeliczone w ramach tego procesu." |
| - | czy dla danej publikacji scalenie jest już aktualnie wykonywane. Jeśli tak, to pojawi się komunikat: "Scalanie sprawozdań ${symbol} za ${okres} jest aktualnie wykonywane.". |
| - | czy określona godzina scalenia nie pokrywa się z ustawieniami automatycznego scalania sprawozdań, podanymi przez administratora systemu. Wskazany czas musi być wcześniejszy przynajmniej o jedną godzinę i późniejszy o trzy godziny niż ustawienia automatycznego scalania. |
Ręczne scalanie sprawozdań jest zadaniem wykonywanym w tle. Oznacza to, że po wykonaniu operacji Wykonaj scalenie sprawozdań, w zadanym czasie, do kolejki zadań systemu dodawane jest zadanie scalenia sprawozdań. Rzeczywisty czas wykonania zadania zależy od aktualnego obciążenia systemu innymi zadaniami.
Jeżeli scalanie ma się rozpocząć natychmiast, to zostanie ono uruchomione od razu po akceptacji parametrów scalania sprawozdań. Użytkownik zostanie poinformowany komunikatem, że przekazano zadanie do wykonania.
Jeżeli scalanie ma się rozpocząć o wskazanej porze, to zostanie ono uruchomione w zaplanowanym terminie.
Przekazane do wykonania zadanie scalenia sprawozdań, widoczne jest z na liście zadań, po wybraniu ikony 
, znajdującej się na górnym panelu aplikacji. Szczegółowy opis obsługi zadań znajduje się w rozdziale Lista zadań.
Podczas scalania sprawozdań:
- Komórki liczbowe są scalane jako suma.
- Komórki tekstowe w zbiorczym sprawozdaniu prezentowane są jako "X".
Uwaga! Wartości komórek tekstowych, słownikowych oraz komórek w formie listy w wierszach dynamicznych w sprawozdaniu zbiorczym prezentowane są jako "X", tylko w przypadku scalenia wierszy o takim samym nagłówku, z dwóch różnych sprawozdań.
- Wartość komórki logicznej jest zliczana ze wszystkich jednostek, które przekazały sprawozdanie i w scalonym sprawozdaniu zostanie zapisana w postaci: zliczona wartość (liczba zaznaczonych pozycji w sprawozdaniach składowych) podzielona przez ilość wszystkich jednostek, które przekazały sprawozdanie (np. 10/25).