Scalanie sprawozdań

Scalanie sprawozdań resortowych z podobszaru PS jest możliwe na poziomie jednostki, będącej odbiorcą sprawozdania i może być wykonywane:

W procesie agregacji danych (scalania) tworzone są sprawozdania zbiorcze na każdym poziomie ścieżki sprawozdawczej, aż do poziomu jednostki, która jest głównym odbiorcą sprawozdania.

Agregacja przeprowadzana jest zaczynając od najniższego poziomu ścieżki sprawozdawczej (od jednostek zobowiązanych do uzupełnienia sprawozdania). Na podstawie przekazanych sprawozdań z tych jednostek, tworzone jest (scalane) sprawozdanie zbiorcze jednostki będącej ich odbiorcą (jednostki na kolejnym poziomie ścieżki sprawozdawczej). Utworzone sprawozdanie zbiorcze jest agregowane (scalane) na kolejnym poziomie, zgodnie ze ścieżką sprawozdawczą, dopiero w kolejnym procesie scalania sprawozdań (zgodnie z zdefiniowanym harmonogramem), jeżeli jednostka nadawcy przekazała to sprawozdanie zbiorcze do jednostki, będącej jego odbiorcą.

W utworzonym sprawozdaniu zbiorczym (scalonym) uwzględniane (scalane) są wszystkie przekazane sprawozdania, których odbiorcą jest jednostka. Utworzone sprawozdanie zbiorcze jest automatycznie aktualizowane przez system raz dziennie o określonej godzinie. W procesie aktualizacji "doscalane" są sprawozdania, które zostały przekazane od czasu ostatniego scalenia. Utworzone sprawozdanie zbiorcze jest aktualizowane do momentu jego przekazania na kolejny poziom ścieżki sprawozdawczej. Po przekazaniu sprawozdania zbiorczego na kolejny poziom ścieżki sprawozdawczej, nowo przekazane sprawozdania z jednostek podległych uwzględniane są w kolejnej wersji sprawozdania zbiorczego.

 Po przekazaniu sprawozdania przez jednostkę podległą, dla jednostki będącej odbiorcą sprawozdania tworzone jest sprawozdanie zbiorcze (scalone). Jeżeli dla odbiorcy jest już utworzone sprawozdanie zbiorcze, to nowo przekazane sprawozdanie jest "doscalane" do sprawozdania zbiorczego - następuje aktualizacja sprawozdania zbiorczego jednostki, będącej odbiorcą dla przekazywanego sprawozdania.

 Użytkownik ma możliwość decydowania o tym czy sprawozdanie ma być ujęte w sprawozdaniu zbiorczym, poprzez modyfikację sprawozdania zbiorczego i usunięcie lub dodanie sprawozdań z jednostek podległych.

 Wykonanie operacji powoduje utworzenie sprawozdania zbiorczego na poziomie jednostki Użytkownika. W sprawozdaniu zbiorczym ujmowane są wszystkie przekazane sprawozdania, dla których jednostka Użytkownika wskazana jest jako odbiorca sprawozdania. Szczegółowy opis wykonania tej operacji znajduje się poniżej.

Uwaga! O tym jakim trybem są scalane sprawozdania resortowe decyduje administrator jednostki głównej (MRiPS Warszawa), który ma możliwość zarządzania agregacją (scalaniem) danych sprawozdań resortowych, poprzez określenie trybu scalania sprawozdań resortowych oraz częstotliwości jego wykonywania (w przypadku scalania wg harmonogramu).

W celu wykonania ręcznego scalenia sprawozdań resortowych (jeżeli Administrator zarządził taki tryb scalania) na liście sprawozdań resortowych wykonujemy operację Scalanie sprawozdań.

Uwaga! Scalanie sprawozdań nie będzie możliwe jeżeli dla jednostki użytkownika zablokowana została możliwość zatwierdzenia/przekazania sprawozdania. Wyświetlony zostanie wówczas komunikat informujący o konieczności uzyskania pozwolenia na zatwierdzenie/przekazanie sprawozdania od jednostki będącej jego odbiorcą.

Otworzy się okno "Dane sprawozdania".

Jeżeli logując się do CAS wybraliśmy formularz i okres sprawozdawczy, to informacje te zostaną uzupełnione automatycznie oraz dodatkowo system pobierze na listę zaimportowane wcześniej sprawozdania w celu wykonania ich scalenia.

Jeżeli logując się nie wybieraliśmy formularza i okresu, to w uruchomionym oknie "Dane sprawozdania" uzupełniamy następujące pola:

Telefon - pole wymagalne.

Symbol formularza - Po wybraniu przycisku przejdziemy do okna "Wybór formularza":

W oknie tym wybieramy formularz oraz określamy cykl sprawozdania, za jaki dokonujemy scalanie sprawozdania. Po określeniu parametrów formularza wybieramy przycisk OK.

Po uzupełnieniu wszystkich danych, naciskając przycisk Generuj listę sprawozdań, rozpoczynamy proces wyszukiwania przez aplikację zaimportowanych sprawozdań, spełniających podane warunki, czyli ten sam formularz, okres sprawozdawczy oraz maksymalny numer wersji.

Uwaga! Okres sprawozdania musi być taki sam, a nie tylko zawierający się.

Jeżeli chcemy cofnąć ostatnio wykonaną czynność należy, użyć przycisku Poprzedni krok, a jeżeli chcemy cofnąć wszystkie czynności, należy użyć przycisku Pierwszy krok.

W oknie "Dane sprawozdania" pojawi się sekcja "Elementy sprawozdania" zawierająca listę wyszukanych sprawozdań wraz ze statusem weryfikacji.

Lista scalanych sprawozdań jest posortowana alfabetycznie.

W sekcji tej znajdują się ikony:

- służy do podglądu sprawozdania biorącego udział w scalaniu,

- służy do zmiany wersji sprawozdania (jeżeli mamy wczytane kilka wersji).

W przypadku, gdy zaimportowane zostało kilka wersji tego samego sprawozdania, wówczas podczas scalania istnieje możliwość dokonania wyboru dowolnej wersji, aby tego dokonać wybieramy ikonę Edycja i otworzy się okno edycji wersji sprawozdania.

Przy pomocy przycisku dokonujemy wyboru wersji sprawozdania, przyciskiem zapisujemy wybraną wersję, a przyciskiem rezygnujemy z dokonanych zmian. Jeżeli wszystkie dane uznamy za poprawne, ikoną dokonujemy scalenia sprawozdania i przechodzimy do okna "Lista sprawozdań", gdzie pojawi się scalone sprawozdanie. Sprawozdanie będzie miało status "niezatwierdzone" i nr wersji 1 (jeżeli po raz drugi dokonamy scalenia sprawozdań za ten sam okres i o tym samym formularzu, to na liście będą dostępne dwa sprawozdania scalone o numerze wersji: 1 i 2).

Uwaga! Jeżeli scalone sprawozdanie (z nr wersji 1) posiada komórki, które powinny zostać uzupełnione po scaleniu, to aby uzupełnić te dane należy zaznaczyć sprawozdanie na liście i wybrać przycisk Edycja. W przypadku scalenia kolejnej wersji sprawozdania (np. nr wersji 2) dane, które powinny zostać uzupełnione po scaleniu podpowiedzą się na podstawie danych wprowadzonych w poprzedniej wersji sprawozdania. Dane te można zmodyfikować.

Uwaga! Jeżeli dla sprawozdania została przygotowana ankieta, to ankiety przekazane z jednostek podległych są scalane automatycznie podczas scalenia sprawozdań z tych jednostek. Scalone sprawozdanie w kolumnie "Ankieta" zostanie oznaczone ikoną , za pomocą której możemy modyfikować dane scalonej ankiety. Szczegółowy opis znajduje się w rozdziale "Modyfikacja scalonych ankiet".