Scalone sprawozdanie należy zatwierdzić w celu umożliwienia scalenia i przeglądania go na poziomie ministerstwa.
Uwaga! Sprawozdania niezatwierdzone nie będą widoczne na poziomie centralnym.
Uwaga! Jeżeli jakiekolwiek sprawozdanie scalone z jednostek podstawowych ma status inny niż poprawne lub zweryfikowane, nie można zatwierdzić sprawozdania.
W oknie "Lista sprawozdań" zaznaczamy 
wybrane sprawozdanie (o statusie nieprzekazane).
Przy pomocy przycisku 
wybieramy z listy operacji Zatwierdzanie sprawozdania i wybieramy ikonę 
.
Uwaga! Operacja ta jest nieodwracalna!
Po wybraniu przycisku Tak w komunikacie sprawozdanie zmieni status na "zatwierdzone".
Uwaga! Jeżeli w sprawozdaniu, które zatwierdzamy, nie zostały scalone wszystkie sprawozdania z jednostek podległych lub scalone sprawozdania posiadają nieaktualną wersję, pojawi się komunikat, informujący nas o tym.
W oknie "Zatwierdzanie sprawozdania" będziemy mogli zdecydować czy chcemy zatwierdzić takie sprawozdanie (przycisk Tak), czy chcemy zrezygnować z zatwierdzenia sprawozdania (przycisk Nie). Aby zobaczyć nieuwzględnione sprawozdania, klikamy na link: Kliknij tutaj, aby zobaczyć nieuwzględnione sprawozdania.
Po zatwierdzeniu pojawia się komunikat z pytaniem czy użytkownik chce podpisać zatwierdzone sprawozdanie.
Uwaga! Szczegółowy opis podpisania sprawozdania znajduje się w rozdziale Podpis elektroniczny sprawozdania.
Po pomyślnym zatwierdzeniu sprawozdania oraz jego podpisaniu (lub rezygnacji z podpisu) pojawi się komunikat z informacją o możliwości wydruku podglądu sprawozdania:
Po kliknięciu we wskazanym miejscu sprawozdanie zostanie wyświetlone w oknie programu MS Excel. Na podglądzie będzie widoczny numer sprawozdania.
Uwaga! Zatwierdzonego sprawozdania nie można edytować ani usunąć z aplikacji. Aby dokonać korekty, użytkownik musi uzyskać pozwolenie na zatwierdzenie/przekazanie sprawozdania od jednostki będącej odbiorcą sprawozdania.
Uwaga! Użytkownicy poziomu centralnego (przy włączonym powiadamianiu) otrzymają stosowny komunikat o zatwierdzeniu sprawozdania/zbioru przez jednostkę WPS. Komunikat zawiera informację dot. nazwy województwa, rodzaju sprawozdania, okresie za jaki jest sprawozdanie/zbiór oraz numer sprawozdania/zbioru. Do powyższego powiadomienia dodano informację dot. statusu zatwierdzonego sprawozdania/zbioru oraz ile jednostek na ile, spośród jednostek podległych danemu WPS, brało udział w scalaniu.
Uwaga! Po zatwierdzeniu sprawozdania zbiorczego zostaje zablokowana możliwość przekazania sprawozdań przez jednostki podległe na tym samym formularzu i za ten sam okres, za który zatwierdzono sprawozdanie zbiorcze.
Aby przekazać sprawozdania na poziom wojewódzki, w oknie "Lista sprawozdań" zaznaczamy wybrane sprawozdanie (o statusie nieprzekazane).
Uwaga! Jednostka nie może przekazać sprawozdania scalonego, jeżeli nie zebrała kompletu sprawozdań z jednostek podległych.
Przy pomocy przycisku wybieramy z listy operacji Przekazanie sprawozdania i wybieramy ikonę .
Uwaga! Jeżeli dla sprawozdania, które przekazujemy, została przygotowana ankieta, to ankietę tę należy wypełnić przed przekazaniem sprawozdania do jednostki nadrzędnej. W takiej sytuacji proces przekazywania zostanie przerwany i pojawi się komunikat, informujący o konieczności wypełnienia ankiety. Jeżeli chcemy uzupełnić ankietę, wybieramy w komunikacie przycisk "Tak". Otworzy się okno z formularzem ankiety do wypełnienia. Szczegółowy opis wypełniania ankiety został opisany w rozdziale "Wypełnianie ankiety". Po wypełnieniu ankiety możemy przekazać sprawozdanie wraz z wypełnioną ankietą.
Jeżeli nie chcemy uzupełniać ankiety, wybieramy w komunikacie przycisk "Nie". Wówczas sprawozdanie nie zostanie przekazane do jednostki nadrzędnej. Przed przekazaniem sprawozdania wymagane będzie uzupełnienie ankiety.
Pojawi się komunikat z przypomnieniem, że jest to operacja nieodwracalna.
Po wybraniu przycisku Tak w komunikacie sprawozdanie zmieni status na "przekazane".
Po przekazaniu sprawozdania pojawia się komunikat z pytaniem czy użytkownik chce podpisać przekazane sprawozdanie.
Uwaga! Szczegółowy opis podpisania sprawozdania znajduje się w rozdziale Podpis elektroniczny sprawozdania.
Po pomyślnym przekazaniu sprawozdania oraz jego podpisaniu (lub rezygnacji z podpisu) pojawi się komunikat z informacją o możliwości wydruku podglądu sprawozdania.
Po kliknięciu we wskazanym miejscu sprawozdanie zostanie wyświetlone w oknie programu MS Excel.
Uwaga! Przekazanego sprawozdania nie można usunąć z aplikacji. Przekazane sprawozdanie można edytować do momentu scalenia go na wyższym poziomie.
Jeżeli sprawozdanie nie spełnia reguł twardej walidacji, to nie można przekazać sprawozdania. Pojawi się wówczas komunikat: "Nie można przekazać sprawozdania ponieważ zawiera ono błędy reguł, określonych jako twarda walidacja."
Jeżeli sprawozdanie nie spełnia reguł warunkowej walidacji, pojawi się pytanie:
Po wybraniu przycisku Tak w komunikacie otworzy się okno "Warunkowe przekazanie sprawozdania", umożliwiające użytkownikowi opisanie przyczyn niespełnienia reguły.
Akceptujemy wprowadzone dane ikoną Akceptuj. Pojawi się komunikat z pytaniem czy użytkownik chce podpisać przekazane sprawozdanie.
Po pomyślnym przekazaniu sprawozdania oraz jego podpisaniu (lub rezygnacji z podpisu) sprawozdanie otrzyma status "przekazane warunkowo" i zostanie umieszczone na liście warunkowo przekazanych sprawozdań.
Uwaga! Sprawozdania przekazanego warunkowo lub odrzuconego nie można edytować.
Uwaga! W oknie typu lista możemy skorzystać z selekcji oraz sortowania, które umożliwi nam szybkie wyszukanie interesujących danych. Możemy również wydrukować raport z tej listy. Szczegółowy opis zawarty jest w rozdziałach Zastosowanie selekcji na listach oraz Wydruki.